FAQ

Technische vragen over de vergoedingenportal

Wanneer je bent ingelogd, zie je bovenin het beeldscherm een donkerblauwe balk. In deze balk staat 'Deelnemers'.
Klik hierop en zoek de betreffende uitzendkracht en selecteer deze. Er verschijnt een pop-up. Wanneer je hier iets naar beneden scrollt, kies je voor bewerken en kun je hier de gegevens van de uitzendkracht aanpassen.

Ja. Je kunt met maximaal twee personen op hetzelfde account ingelogd zijn.

Je kunt de twee losse documenten samenvoegen als 1 bestand in bijvoorbeeld word. Deze kun je dan uploaden.

Je dient per factuur een declaratie in. Dus iedere factuur declareer je afzonderlijk.

Je gaat in het portal naar 'Overzicht' onder 'Mijn DOORZAAM en zoekt de betreffende deelnemer. Vergeet niet op het juiste jaar te filteren.

Als je ingelogd bent, zie je bovenin het beeldscherm een donker blauwe balk. Daarin staat 'Deelnemers'. Als je daar op klikt, klik je vervolgens op de desbetreffende persoon en dan verschijnt er een pop-up. Wanneer je iets naar beneden scrolt in deze pop up kun je op bewerken klikken en de gegevens aanpassen.

Ga dan in de vergoedingenportal naar Deelnemers (Bovenin naast het huisje), zoek de deelnemer op en check of het emailadres juist is. Zo nee, kun je deze daar wijzigen en kun je de email vanuit de vergoedingenportal opnieuw laten versturen. 

Om de email opnieuw te versturen ga je naar overzicht, open je de betreffende aanvraag, klik je op “akkoord mail versturen”, je selecteert de eerstvolgende datum en dan wordt de email op die datum opnieuw verstuurd. 

In het instructiefilmpje komt dit ook aan de orde.

Dan staat deze waarschijnlijk al in de portal onder deze BV. Ga naar scholingsvoucher aanvragen, en selecteer dan een bestaande deelnemer i.p.v. een nieuwe aan te maken.

Het enige wat dan mogelijk is, is om de aanvraag nogmaals in te dienen. Het systeem laat niet toe dat we de status terugdraaien na afkeuren. Dus nogmaals de aanvraag indienen als altijd.

Om de email opnieuw te versturen ga je naar overzicht, open je de betreffende aanvraag, klik je op “akkoord mail versturen”, je selecteert de eerstvolgende datum en dan wordt de email op die datum opnieuw verstuurd. In het instructiefilmpje komt dit ook aan de orde.

Wanneer dit gebeurt, gebruik dan F5. Dit ververst de pagina, dat helpt bijna altijd.

Vorig jaar gingen meerdere personen op 1 account inloggen. Dat kan het systeem niet aan! Hierdoor loopt het vast. Voor iedereen. Dus maximaal met 2 personen tegelijkertijd op 1 account inloggen.

Tijdlijn

We hebben een stappenplan gemaakt met daarop heel kort en krachtig alle 9 stappen uitgelegd. Je kunt het stappenplan hier vinden en ook als pdf downloaden.

Wanneer we scholingsvouchers uitgeven wordt bekend gemaakt via onze maandelijkse nieuwsbrief. Via deze pagina kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief.

De datum van wanneer de scholingsvouchers op naam gezet moeten worden, staat vermeld in de email die je van ons hebt ontvangen. Ervaring leert ons dat de scholingsvouchers binnen 3 tot 5 dagen op zijn.

Vraag je het later aan, is de kans zeer groot dat je voor deze ronde geen vouchers hebt voor je uitzendkrachten. Bij het op naam zetten geldt namelijk het op=op principe.

Aan het begin van ieder kalenderjaar communiceren wij via onze nieuwsbrief wanneer wij scholingsvouchers uitgeven.

Nee dat kan niet.

Een factuur moet te allen tijde voor de uiterste geldigheidsdatum van de voucher geüpload worden. 

Je hebt tot de geldigheidsdatum die op de scholingsvoucher vermeld staat de tijd om te declareren. Indien je dan nog geen betaalbewijs hebt, upload dan een dummy bestand (een leeg word-document met bestandsnaam dummy) waarop staat dat je nog wacht op het betaalbewijs.

 

Nee, dat hoeft niet. De opleiding mag ook na die geldigheidsperiode plaatsvinden. De factuur moet wel binnen die periode gedeclareerd zijn. Let wel, de opleiding mag niet vóór de geldigheidsperiode hebben plaatsgevonden.

Op naam zetten

Uitzendkrachten in Fase A/B | Fase 1-2-3
 

Om een voucher op naam te zetten heb je de volgende gegevens nodig van de uitzendkracht: 

  • Voorletters en voor- en achternaam
  • Geboortedatum 
  • Geslacht
  • Emailadres 
  • Hoogst genoten opleiding

Onder MBO-4 vallen de volgende niveaus:

  • Lagere school
  • Middelbare school (LTS, VMBO,MAVO)
  • Middelbare school (HAVO)
  • MBO-1 (assistent opleiding)
  • MBO-2 (basis beroepsopleiding)
  • MBO-3 (vakopleiding)
  • MBO-4 (middenkader/ specialist opleiding)

Wanneer je bent ingelogd, zie je bovenin het beeldscherm een donkerblauwe balk. In deze balk staat 'Deelnemers'.
Klik hierop en zoek de betreffende uitzendkracht en selecteer deze. Er verschijnt een pop-up. Wanneer je hier iets naar beneden scrollt, kies je voor bewerken en kun je hier de gegevens van de uitzendkracht aanpassen.

Op naam zetten!

Begin op de datum die is aangekondigd in de mail die je van ons hebt ontvangen. Ervaring leert ons dat de scholingsvouchers binnen 3 tot 5 dagen op waren.

Vraag je het later aan, is de kans zeer groot dat je voor deze ronde geen vouchers hebt voor je uitzendkrachten. Bij het op naam zetten geldt namelijk het op=op principe.

Dan staat deze waarschijnlijk al in de portal onder deze BV. Ga naar scholingsvoucher aanvragen, en selecteer dan een bestaande deelnemer i.p.v. een nieuwe aan te maken.

Het is nu aan de uitzendkracht om de aanvraag z.s.m. goed te keuren. Neem contact op met je uitzendkracht en vraag of hij/zij de email heeft ontvangen. Geef meteen aan dat de uitzendkracht deze moet goedkeuren door middel van de groene knop in de mail.

De telling van de vouchers die wij uitgeven, gaat op goedkeuring van de uitzendkracht. Het kan dus zijn dat je er bijvoorbeeld 20 aanvraagt, maar dat er “maar” 15 uitzendkrachten goedkeuren, dan heb je dus voor die 15 uitzendkrachten vouchers, en voor die andere 5 niet.

Iedere werkdag ontvang je vanuit de vergoedingenportal een mail met daarin een overzicht van welke uitzendkrachten de afgelopen 24 uur hebben goedgekeurd. Voor deze uitzendkrachten kun je de scholingsvoucher downloaden vanuit de vergoedingenportal. Ook je uitzendkracht ontvangt een bevestiging vanuit de portal. Nu kun je samen met je uitzendkracht in gesprek om te weten welke opleiding/ cursus je uitzendkracht zelf wil gaan volgen.

De teller gaat lopen vanaf het moment dat de uitzendkrachten de mail goedkeurt! Het first come first serve principe begint daar en niet bij interesse tonen of het indienen van de aanvraag (zonder goedkeuring uitzendkracht) door uitzendorganisatie.

Dat betekent dat er geen aanvragen ingediend meer kunnen worden.

Nee, dat kan niet. De scholingsvoucher staat op naam van de uitzendkracht, en dat kan niet geruild worden.

Nee, dat kan niet. De scholingsvoucher staat op naam van de uitzendkracht, en dat kan niet geruild worden. De uitzendkracht die uit dienst gaat, kan gebruik maken van de scholingsvoucher, ook al is deze niet meer voor jullie werkzaam. Laat de uitzendkracht contact met ons opnemen.

Ja, dat kan. De scholingsvoucher is van de uitzendkracht. Laat de uitzendkracht contact met ons opnemen via info@doorzaam.nl. Wij vertellen hem/haar dan hoe het in zijn werk gaat met declareren.

Declareren

Graag ontvangen we de loonstrook van de week waarin de scholingsvoucher goed gekeurd is door de uitzendkracht.

Ja dat mag, zolang we maar duidelijk kunnen zien welke deelnemer welke training heeft gevolgd.

Dus de naam van de uitzendkracht moet op de factuur staan. Dit mogen dus meerdere uitzendkrachten zijn maar het moet voor ons duidelijk zijn welke uitzendkracht welke training heeft gevolgd.

Ja, bij voorkeur wel. Maar wanneer iemand in die week toevallig vrij had of ziek was, mogen die uren er ook op staan. Zolang we maar kunnen zien dat de uitzendkracht die week voor jullie actief was.

  • Als betaalbewijs wordt een printscreen of pdf van de betaling van de bank geaccepteerd. We moeten echt kunnen zien dat het is afgeschreven. Enkel een uitdraai uit het financiële systeem is niet voldoende.
  • Op het betaalbewijs moet de naam van de uitzendorganisatie staan die de aanvraag heeft gedaan.
  • Het factuurbedrag en het factuurnummer moet op het betaalbewijs staan. Indien de betaling van de factuur in een batch is meegegaan, moet er een betaalbewijs van de batch zijn (het totaalbedrag moet overeenkomen) met daarbij een specificatie van de batch. De niet relevante gegevens mogen afgedekt worden.

Je kunt de losse documenten samenvoegen als 1 bestand in bijvoorbeeld word of pdf. Deze kun je dan uploaden. Soms moet je bijvoorbeeld een presentielijst bij de factuur aanleveren, of een specificatie van een batchbetaling bij een betaalbewijs.

Je dient per factuur een declaratie in. Dus iedere factuur declareer je afzonderlijk.

Kan gebeuren, geen probleem. Wij controleren dit altijd bij de beoordeling van een declaratie en kunnen dit aanpassen.

Nee dat kan niet, je hebt tot de geldigheidsdatum die op de voucher vermeld staat de tijd om te declareren.

Indien je dan nog geen betaalbewijs heeft, upload dan een dummy bestand (een leeg word-document met bestandsnaam dummy) waarop staat dat je nog wacht op het betaalbewijs. Een factuur moet te allen tijde voor de uiterste geldigheidsdatum van de voucher geüpload worden. 

Je kan bij elke opleider in Nederland de opleiding boeken. Weet je wel welke opleiding de uitzendkracht wil doen, maar weet je niet waar je deze kan boeken? Er zijn meerdere vergelijkswebsites welke je kunt raadplegen zoals bijvoorbeeld Edudex, Springest en NCOI.

Let wel op dat de gekozen opleiding arbeidsmarkt gerelateerd is.

 

Nee. De factuur moet via de vergoedingenportal gedeclareerd worden samen met het betaalbewijs en loonstrook* 

*een loonstrook van de week waarin de scholingsvoucher is goedgekeurd. 

Graag zien we dan de factuur die de uitzendkracht heeft ontvangen, en het (betaal)bewijs dat jullie dit bedrag aan de uitzendkracht hebben uitbetaald. Dat kan middels een loonstrook, waarop de betaling zichtbaar is, of een overboeking.

Interne opleidingskosten, gemaakt door de opdrachtgever, kunnen niet gedeclareerd worden op de scholingsvoucher.

Externe opleidingskosten, ingekocht door de opdrachtgever, kunnen wel gedeclareerd worden. Zorg er wel voor dat de factuur die je in de Portal indient, bestaat uit:

  1. De factuur van je opdrachtgever voor de gemaakte kosten bij de externe opleider, gericht aan jullie;
  2. De factuur die de opdrachtgever heeft ontvangen van de opleider waarop zichtbaar is dat de uitzendkracht heeft deelgenomen en wat de gemaakte kosten zijn.
    Deze twee facturen graag in 1 document samenvoegen.

Ook dien je het betaalbewijs in de Portal toe te voegen. Hier kunnen wij uit opmaken dat de kosten aan de opdrachtgever door jullie betaald zijn